浅谈法院信访档案的管理

张智涛


　　信访机关在处理人民群众来访工作中直接形成并集中存在起来的具有文字、图表、声像等真实记录。信访档案的管理是信访工作的一项重要而基础的工作，它的完整性直接关系到以事实为依据的信访工作的客观公正性。目前，国内有关的信访法规中，对信访档案的收集、整理、归档和管理等工作尚无具体的规定和明确的规范，而只是对丢失、隐匿、擅自销毁信访档案材料的事后处理明确了相应的法律责任。为此，笔者试对如何进一步规范信访档案工作进行探讨。

一、了解信访档案的特点，为信访工作全过程服务

　　信访档案与信访工作息息相关，是一种专门档案，它是信访活动的真实历史记录，在国家档案中占据特殊地位。除具有一般文书档案的原始记录性、信息性、凭证性、价值性等特点外，还具有自身公正性的特点。一是信访档案是信访工作全过程的重要记录。它不仅是信访工作活动真实的历史记录，也是群众信访案件处理的重要历史资料，是信访工作有形资产的依据和证明，更是信访工作中一种无形资产的依据和证明。所以说，信访档案是信访工作管理和处理事务过程中形成的原始性、记录性、知识性、信息性的 重要信息资源。二是信访档案是信访工作全过程的详实记录。一份完整的信访档案，详实地记录了信访问题发生的时间、地点、事情的经过以及关联的人物，不仅有信访人和机关的印信，而且有主管机关的调查处理经过和结论，上级机关的批复和当事人对处理结论的态度，保留着真实的历史标记。

二、提高对信访档案工作作用的认识，为信访工作规范化建设服务

　　一是信访档案工作是信访工作中一项不可缺少、不能替代、不容忽视的基础性工作。通过查阅信访档案，可使领导掌握有关的历史资料，了解信访工作规律，便于对现实问题做出正确的分析和判断，同时也为贯彻有关政策和规定、指导工作提供了历史依据和处理问题的借鉴案例。二是信访和各党政机关、社会团体和企事业单位在各个时期、各个阶段指导和开展信访活动的情况，其中既有成功的经验，又有失败的教训。充分借鉴和利用信访档案材料，关于从历史经验教训中汲取知识养料，不仅有利于当前工作的顺利开展，也有利于今后工作的统筹安排，为创造一个有利于经济社会协调发展的良好环境提供条件。三是信访档案中不仅有信访者书写的材料，而且有组织的调查处理经过和结论，对现实同类问题具有借鉴作用，对处理重信重访、越级信访、申诉信访等是不可缺少的依据。特别是在处理历史遗留信访老案时，由于机构更迭，人事变迁，仅靠大概回忆和口头介绍都无液晶于事，只有借助于信访档案处理问题，以信访档案为可靠依据，才能有效避免随意性，减少失误。只有完整齐全的信访档案，才可以变“死档案”为“活证据”，从根本上解决问题。

三、做好信访档案的归档工作，为信访工作打下良好基础

　　信访档案分案件档案和文书档案两类。案件档案即信访部门对一件信访问题从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的归档案卷；文书档案则是信访部门在工作中自身形成的和上级下发的业务性文件和资料等各种文书材料的归档卷宗。一是把以纸质为载体的信访事项，通过收集、整理、加工等程序，按每件信访事项受理的编号顺序，用专门的档案装具（盒、柜）存放。每件信访档案材料的排列次序一般为：领导批示、请示、处理单、调查报告、调查过程中的有关材料、原始信访件、信封。二是对数字信访档案归档，就是对以光盘、硬盘、优秀等新型介质为载体的信访档案进行归档。应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联，在数字信访档案与传统信访档案之间，建立准确、可靠的标识关系，按照年度、类目进行打压缩包，拷贝至新型介质上，并贴上标签存档。这样，通过建立数字信访档案，既可以提高档案的利用效率，又可以减少借阅过程中对纸质档案的人为磨损。

四、加强信息化建设，实现信访档案信息资源共享

　　一是收集电子文件。随着办公造化的普及，各信访部门都产生了大量的电子文件，将这些电子文件以虚拟全宗形式集中起来，也就成为信访档案信息化建设的一个主要途径。为此，信访档案机构必须加紧研究电子文件的接收、保管、利用的技术手段和方法，为实际工作提供理论依据。二是纸质信访档案的数字化。目前，信访档案多以纸质档案为主，为实现档案信息资源的共享，对纸质档案进行数字化势在必行。各信访档案机构应扬长避短，充分利用所藏档案信息资源的优势，优先对有特色的和利用率较高的档案进行数字化。三是构建信访档案信息数据库。信访档案信息数据库的建设主要包括以下几个方面的内容：档案案卷级目录的建设、档案文件级目录的建设、档案全宗级目录的建设、专题档案目录建设和档案全文信息数据库建设等。建立高质量的信访档案信息数据库，要保证具有较完备的档案信息资源，做好信访档案的收集和整理工作。收集整理是利用档案的先行条件，收集的目的就是为了集中统一保管，维护案件之间完整，保持历史真实面貌，以便更好地进行信息化建设。

五、加强信访档案保护工作，为社会稳定服务

　　维护信访档案的完整和安全是档案管理工作的基本要求，档案管理的目的是为了提供利用，因此既不能片面强调保护档案而不考虑利用方便，同时也不能只顾一时利用方便，不考虑档案的保护，而影响档案长远利用。在实际工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，这就要求我们档案工作者在信访档案管理上必须做到“十防”：一是防盗，要设置专用铁柜进行保管；二是防破坏，防止人为造成对档案的损坏；三是防火，及时排除一些火灾隐患；四是防水，杜绝淋湿、浸泡现象；五是防尘，灰尘和烟尘不宜太浓；六是防潮，按标准规定相对湿度在50%--60%为宜，过度潮湿可使档案形成纸砖；七是防霉变，以往档案中多使用糨糊粘补，易形成档案蛀虫；八是防鼠，定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案；九是防虫，定期在柜子中放置樟脑球，定期喷洒虫剂，以达到杀菌作用；十是防光，强烈的紫外线可使档案褪色，纸张也会变黄发脆，损害档案寿命。




　　国家行为原则主要是通过英美普通法国家法院的实践逐步发展而成的，其历史渊源至少可以追溯到17世纪英国的判例。在1673年的“布莱兹案”中，查斯勒公爵曾认为，谈论英国法官是否有权决定丹麦国王在其自己的领土内授予其公民的专利许可是否合法的问题，是“荒谬的和不合理的”。

　　1848年英国枢密院审理的“布伦斯威克公爵诉汉诺威王案” 对国家行为原则的确立有重大影响。根据国王威廉第四所颁布的命令，被上诉人汉诺威王将上诉人查尔斯（前布伦斯威克公爵）置于自己的监护之下，同时剥夺了查尔斯管理其自己财产的权利。上诉人要求枢密院宣布该命令无效并追究被上诉人的责任。尽管下级法院以主权豁免原则驳回了诉讼，但枢密院认为英国法院不能要求一个人为其在自己国家内以其主权权威所作的行为负责。英国枢密院驳回上诉的理由是以国家行为原则为基础的，英国法院“不能对外国主权者在自己国家内所作行为作出裁判”，更不能让一个外国主权者为其“在自己国家内以主权资格所作的行为”负责。

　　美国法院早在1796年的“沃特斯诉科勒特”一案中已就被告（当时瓜德鲁普岛统治者）在其管辖范围内扣留原告船舶的行为是否可以在美国法院被审查的问题作了否定的回答：被告作为一个统治者在其权限范围内为官方行为一事“本身就足以回答原告的指控，被告不应在我国法院回答仅仅涉及其行使自己权力是否不正当的任何问题” 。“奥椹诉中央皮革公司案”中，法院同样认为墨西哥政府将原告在墨西哥的财产充公的行为不能在美国法院受到司法审查，从而确认了被告对从第三者处购买的原属原告的财产拥有合法的所有权，而第三者是从墨西哥政府那儿买到这些财产的。

　　国家行为原则一般是指一国法院不能审查一个外国主权者在其自己的管辖范围内所作行为的合法性，从而承认外国国家行为的效力。按照美国联邦最高法院在1990年“柯克帕特里科公司诉环境筑造公司案”判词中的阐述，国家行为原则“仅仅规定外国主权者在其自己的管辖范围内所作行为应当被认为合法”。国家行为原则适用的效果是，法院不能审查外国国家行为的合法性，而应推定该外国的国家行为合法，因而外国国家，其官员或私人当事人无须按法院地法律承担法律责任。

　　20世纪初，国家行为原则在英美国家已被普遍的接受和适用。国家的经济行为越来越频繁，国家行为原则日趋成熟，其法理基础和人们对主权豁免的态度也出现多样化的趋势。自60年代起，一些国家的法院在司法实践中对该原则的适用施加了一系列的限制，逐步形成了对该原则适用的一般例外。

　　（一）外国国家行为违反国际法。1960年美国“萨巴蒂诺修正案”中，地方法院以古巴的国有化不以公益为目的，歧视美国公民，以及未作适当补偿，因而违反国际法为由，对该案不适用国家行为原则。联邦最高法院却对该案适用了国家行为原则，认为根据国家利益和国际法发展的需要，以及大量的国际实践，外国没收财产的问题应通过外交途径解决。这一判决引起了国会的强烈不满，最终导致对1961年《对外援助法》的修正，规定美国法院对由于1959年1月1日以后发生的没收财产和其他违反国际法的外国国家行为而提起的侵害诉讼，不得适用国家行为原则。但未违反国际法的国家行为，或总统决定适用国家行为原则的国家行为除外。该修正案为国家行为原则在美国法院的适用规定了一个法定的例外，即美国法院可以审查外国国家行为是否违反国际法，只要外国的国家行为违反国际法，美国法院就可以宣布其为非法。

　　除美国外，也有一些其他国家的法院对外国国家行为的国际合法性加以审查的。例如，荷兰最高法院在1969年的“美国总检察长诉希鲁瓦特案”中，认为没有任何国际法规则禁止法院考虑另一个国家征收财产是否违反国际法的问题。但是，另一些国家的法院，如意大利大理院在其判决中，却反对审查外国国家行为是否违反国际法的问题。

　　（二）行政机关的同意。1937年，原告伯恩斯坦因为是犹太人而被纳粹官员关押，其公司的一艘名为“甘地亚”的船舶也被纳粹转让给了被告比利时公司。1946年，已经是纽约居民的原告在纽约州法院起诉，主张对“甘地亚”的所有权。法院表示，根据国家行为原则，它无权审查根据德国法的转让行为的合法性。上诉法院也持同一见解，但认为行政机关可以排除该原则的适用。美国国务院认为对于为恢复因纳粹的强制而丧失的财产而在美国法院提起的诉讼中，法院可以不受国家行为原则的约束。上诉法院根据国务院的政策声明对纳粹的国家行为作出无效的判决。以后的许多案件都遵循了该案确立的适用例外，即“伯恩斯坦例外”。

　　（三）公共政策保留。以公共政策为由宣布外国国家行为非法的做法多为大陆法系国家采用。例如，1972年至73年法国法院审理的“布莱登公司案”中，法国法院认为智利政府的国有化法令在法国无任何效力，并主张对智利政府的国有化行为进行调查。而德国法院在1948年也以违反道德准则和公共政策拒绝承认捷克斯洛伐克征收法令的合法性。

　　（四）商业行为。美国于1976年颁布了《外国国家主权豁免法》，在主权豁免问题上由绝对豁免主义转向有限豁免主义。这一变化也影响到国家行为原则的适用。在1976年的“登希路案”中，美国最高法院认为，国家行为原则不适用于主权者的商业行为。同一法院在1983年的“麦克唐奈尔案”中也明确声明，主权者纯粹的商业行为一般不要求司法限制。

　　在上述几项适用例外中，政府同意的例外基于分权说，而商业行为例外则是有限豁免主义的引申，对外国国家行为违反国际法的适用例外是有其理由的。虽然依据主权平等的原则，国家之间必须相互尊重各自在自己领土内行使主权的权利，不能通过司法审查进行干涉，但如果这种权利的行使与公认的国际法或特定的国际义务相冲突，国家行为违反其国际法上的义务，法院就不能承认这种行为的效力。因此，法院对外国国家行为进行国际法上合法性的审查，是必要的。